Wel of niet aanbesteden? Pas op: dit zijn de basiseisen!

31-01-2017

Door Henri Damen

Als publieksrechtelijke instelling geeft u geld van anderen uit. Van de gemeenschap. Daarom moet u grote investeringen openbaar aanbesteden. Logisch: de gemeenschap wil zeker weten dat u verantwoord met haar geld omgaat. Door openbaar aan te besteden krijg je een betere prijs, is het idee. En voorkom je mogelijke ‘vriendjespolitiek’.

Moet ook ú aanbesteden?

Maar wanneer is een investering een ‘grote investering’? Wat zijn de voorwaarden waaronder u wel (of niet) moet aanbesteden? En wanneer bent u ‘publieksrechtelijk’?

Die laatste is makkelijk. Voldoet uw organisatie aan de volgende criteria, dan bent u een publiekrechtelijke instelling:

  1. Uw organisatie heeft als specifiek doel te voorzien in behoeften van algemeen belang (anders dan van commerciële of industriële aard) en;
  2. Uw organisatie is een zelfstandige rechtspersoon;
  3. Uw organisatie wordt (voornamelijk) betaald door de Staat, een provincie, gemeente, waterschap of andere publiekrechtelijke instelling, óf;
    Het beheer van uw organisatie staat onder toezicht van een aanbestedende dienst, óf;
    Uw bestuur of raad van toezicht is voor meer dan de helft aangewezen door een aanbestedende dienst. Deze criteria zijn ‘cumulatief’: u moet aan alle drie voldoen. Alleen de bij punt 3 gestelde subvoorwaarden zijn niet cumulatief; daarvan is één al genoeg om te voldoen.  Scholen voldoen vrijwel altijd aan deze criteria, privéscholen uitgezonderd. 

Inkoop van welke diensten moet u aanbesteden?

Aanbesteden hoeft niet bij het bestellen van (kleine hoeveelheden) pennen, gummetjes of printpapier bij Manutan. Het is met name verplicht bij grote orders. Denk aan bouw en/of renovatie, IT-projecten en grote verzekeringscontracten. Maar ook meerjarige inkoopovereenkomsten voor schoolbenodigdheden-met-extra-korting kunnen boven die drempel uitkomen. Opletten dus!

Europees? Of toch gewoon Nederlands?

Dit zijn de bedragen: vanaf EUR 30.000 is aanbesteden al verplicht, met een nationale aanbestedingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, of via een (meervoudige) onderhandse procedure. Europese aanbesteding is verplicht bij een (geschatte) contractwaarde vanaf EUR 209.000.

Een handig ‘spoorboekje’ bij het bepalen of u wel of niet moet aanbesteden is de ‘Gids Proportionaliteit’. Daarin staan de regels helder uitgelegd. Maar als het goed is, staan die natuurlijk ook in uw eigen inkooprichtlijnen.

Heeft u daar vragen over, wilt u een tweede paar ogen erbij om zeker te weten dat u geen risico loopt? Of wilt u die Gids Proportionaliteit ontvangen? Ik help u graag.

Meer weten over correct een verstandig aanbesteden?

Neem vrijblijvend contact met me op via 06 – 13 81 74 17, of via henri.damen@aon.nl.